Wiele przedsiębiorstw ma problem z ewidencjonowaniem sprzętu. Szczególny chaos w związku z wydawaniem, lokalizowaniem i odbieraniem narzędzi zachodzi w firmach budowlanych. Wciąż często można spotkać się z ręcznie wypełnianymi arkuszami danych Excela, a nawet z prowadzeniem papierowych kartotek. Istnieje jednak nowoczesny i prosty sposób, na dużo sprawniejsze prowadzenie ewidencji, które oszczędza czas i zapewnia pełną kontrolę nad stanem narzędzi. Warto dowiedzieć się, czym jest system ewidencji RFID i jak z niego korzystać, by firma przynosiła większe zyski.

Czym jest system ewidencji sprzętu i narzędzi w technologii RFID?

System ewidencji sprzętu i narzędzi za pomocą RFID to rozwiązanie, które wykorzystuje najnowszą technologię przesyłania danych oraz zasilania układu elektronicznego etykiet RFID za pomocą fal radiowych. System w ten sposób oznacza i identyfikuje osoby oraz przedmioty. Więcej o tym, jak działa ta technologia, pisaliśmy w artykule RFID w logistyce – w jaki sposób wykorzystać jego zalety?

Na cały system do ewidencji sprzętu w technologii RFID składa się:

– oprogramowanie komputerowe,

– przenośny czytnik RFID,

– znaczniki RFID (etykiety, tagi, chipy, kary zbliżeniowe),

– moduł oprogramowania RFID.

Funkcje programu do ewidencji sprzętu

Program do ewidencji sprzętu i narzędzi w firmie jest bardzo łatwą w obsłudze, a jednocześnie rozbudowaną aplikacją. Dzięki temu sprawdza się w rozmaitych branżach. Pozwala prowadzić kartotekę magazynowania i inwentaryzacji, sprawdzać terminy przeglądów technicznych, obsługiwać terminale mobilne, generować raporty i analizy, czy autoryzować operacje RFID.

W programie do ewidencji można prowadzić również obsługę wielu magazynów oraz działów, a nawet rozliczać i kontrolować koszty eksploatacji i serwisu sprzętu, maszyn czy pojazdów. Dzięki temu, że aplikacja na ogół dostępna jest w różnych wersjach językowych, doskonale sprawdzi się w firmach międzynarodowych, zatrudniających pracowników z różnych krajów.

Jak działa system ewidencji sprzętu za pomocą RFID?

Jeśli firma wyposaży się we wszystkie elementy systemu RFID, może przystąpić do ewidencjonowania. Wcześniej oczywiście pracownik koordynujący gospodarkę narzędziową w firmie powinien szczegółowo zapoznać się z instrukcją obsługi systemu i programu do ewidencji lub przejść odpowiednie szkolenie.

Na początku należy zainstalować na komputerze program do ewidencji narzędzi. Następnie oznaczyć majątek firmy znacznikami radiowymi RFID. Dzięki temu, że są one różnych rozmiarów i kształtów, można zaaplikować je zarówno na drobne, jak i duże przedmioty. Co więcej, chipy RFID są dużo trwalsze (nawet do 50 lat) i szybsze w sczytywaniu niż kody kreskowe.

Ostatni krok to przyłożenie do czytnika RFID dalekiego zasięgu identyfikatora pracownika oraz narzędzia z tagiem. Całość zdarzenia zostanie zarejestrowane w elektronicznej bazie danych. W ten sposób można również zintegrować mobilne, ręczne kolektory danych RFID typu Zebra MC3190-Z.

Jak powinna przebiegać ewidencja RFID wydawanego sprzętu budowlanego?

Sama ewidencja narzędzi jest łatwa. Zakładając, że pracownik firmy budowlanej chce wypożyczyć do realizacji określonego zadania sprzęt, musi się udać do magazyniera lub koordynatora ewidencji. Wówczas przykłada kartę identyfikacyjną do czytnika RFID. Wtedy w programie do ewidencji otwiera się elektroniczna kartoteka pracownika. Dzięki niej magazynier może sprawdzić, czy budowlaniec nie zalega z oddaniem innych narzędzi i przykładając sprzęt z trwałym chipem RFID do czytnika, wydaje go pracownikowi. Wtedy na jego koncie automatycznie pojawia się wpis wypożyczenia np. wiertarki.

Korzyści z ewidencji sprzętu budowlanego i narzędzi za pomocą RFID

Ewidencja narzędzi za pomocą RFID przynosi wiele korzyści, a jedną z głównych są ograniczone wydatki na narzędzia. System zapewniający pełną transparentność i kontrolę nad lokalizacją i stanem przedmiotu sprawi, że narzędzia przestaną ginąć. Dzięki temu będą one dostępne na czas, co pozwoli uniknąć opóźnień w zaplanowanych zadaniach. Ponadto magazynier wydający sprzęt za pomocą RFID oszczędza 4 razy więcej czasu, niż gdyby skanował sprzęt oznaczony kodami kreskowymi. Jeszcze więcej czasu oszczędza, jeśli w firmie funkcjonują papierowe kartoteki, które wypełniać trzeba pisemnie.

System ewidencji RFID wyposażony jest w funkcję monitorowania stanów minimalnych, czy terminów przeglądów i legalizacji sprzętu. Jeśli ilość narzędzi w firmie jest na wyczerpaniu lub kończy się ważność przeglądów, użytkownik otrzymuje specjalne alerty. Umożliwiają one szybką reakcję i pozbawiają ryzyka wypadków spowodowanych brakiem aktualnych atestów. Dzięki temu firmie łatwiej jest funkcjonować zgodnie z wymogami ISO9001 (system zarządzania jakością).